1. Chi tratta i tuoi dati
Il titolare del trattamento è:
ICS di Baldini — Informatic, Consulting & Services Partita IVA IT04010940924.
Recapiti:
- per le richieste sui dati personali: privacy@searchmyfamily.com
- posta elettronica certificata: infoconsulservices@pec.it
Rispondiamo alle richieste entro un mese dal ricevimento.
2. Che cosa fa questo servizio
Search My Family è uno strumento per costruire e conservare archivi genealogici. Ogni utente registrato crea un proprio archivio, nel quale inserisce persone, famiglie, eventi, luoghi, documenti e immagini, indicando le fonti da cui le informazioni provengono.
Il servizio è offerto gratuitamente. Non ricava alcun profitto dai dati degli utenti: non ospita pubblicità, non effettua profilazione a fini commerciali e non cede dati a terzi. Le eventuali donazioni che potranno essere richieste in futuro sono destinate esclusivamente a coprire i costi di gestione e non danno diritto ad alcuna prestazione aggiuntiva.
Le informazioni trattate riguardano quindi due categorie di persone:
- gli utenti registrati, che usano il servizio;
- le persone documentate negli archivi, in gran parte defunte da tempo, ma in alcuni casi viventi (per esempio i familiari dell'utente).
Le due situazioni sono trattate in modo diverso e sono descritte separatamente nei paragrafi che seguono.
3. Dati degli utenti registrati
3.1 Quali dati raccogliamo
| Categoria | Dati | Perché |
|---|
| Registrazione | Indirizzo email, nome utente, password (conservata in forma cifrata) | Creare l'account e consentire l'accesso |
| Utilizzo | Data e ora degli accessi, indirizzo IP, dati tecnici del browser | Sicurezza, prevenzione degli abusi, funzionamento del servizio |
| Contenuti caricati | Tutto ciò che inserisci nel tuo archivio: persone, famiglie, eventi, note, biografie, immagini, documenti | Fornire il servizio |
| Comunicazioni | Messaggi scambiati con altri utenti attraverso il servizio, richieste di accesso e di condivisione | Consentire la collaborazione tra ricercatori |
3.2 Su quale base giuridica
- Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) per i dati necessari a creare l'account e a fornire il servizio.
- Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) per i dati tecnici di accesso, utilizzati per garantire la sicurezza del servizio e prevenirne gli abusi.
- Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) quando siamo tenuti a conservare o comunicare dati per adempimenti previsti dalla normativa.
3.3 Per quanto tempo
I dati dell'account sono conservati finché l'account resta attivo. Alla richiesta di cancellazione, l'account e l'archivio associato vengono eliminati entro 30 giorni, salvo quanto indicato al paragrafo 7.
I dati tecnici di accesso sono conservati per 12 mesi per finalità di sicurezza.
4. Dati delle persone documentate negli archivi
Questa è la parte che distingue un servizio genealogico da qualsiasi altro, ed è opportuno leggerla con attenzione.
4.1 Persone defunte
Il Regolamento europeo non si applica ai dati delle persone decedute. In Italia, tuttavia, l'articolo 2-terdecies del Codice Privacy riconosce a chi ha un interesse proprio, agli eredi e ai familiari la facoltà di esercitare i diritti riferiti al defunto. Le richieste in tal senso sono esaminate secondo la procedura descritta al paragrafo 8.
4.2 Persone viventi
Quando un utente inserisce nel proprio archivio informazioni su una persona vivente — tipicamente un familiare — quella persona non ha prestato alcun consenso e spesso non è a conoscenza dell'inserimento.
Per questa ragione il programma applica in modo automatico una serie di protezioni:
- i dati delle persone presumibilmente viventi non sono visibili agli utenti diversi dal proprietario dell'archivio: al loro posto i dati vengono oscurati: nome, date, luoghi ed eventi non sono visualizzabili;
- in assenza di un atto di morte, si presume vivente chi è nato da meno di cento anni; la presunzione si estende ai genitori e agli ascendenti secondo criteri anagrafici prudenziali;
- la condivisione di un ramo genealogico con un altro utente non fa venir meno queste protezioni.
Il trattamento si fonda sul legittimo interesse alla ricerca genealogica e storica (art. 6.1.f GDPR), bilanciato dalle misure sopra descritte. L'interessato può in ogni momento opporsi al trattamento secondo il paragrafo 8.
4.3 Dati di natura particolare
Gli archivi genealogici attingono anche a registri parrocchiali, dai quali può desumersi l'appartenenza religiosa di una persona: si tratta di un dato particolare ai sensi dell'articolo 9 del GDPR.
Per le persone defunte da lungo tempo la questione non si pone. Per le persone viventi valgono le protezioni descritte al punto 4.2, che ne impediscono la visibilità a terzi. Gli utenti sono comunque tenuti a non inserire dati particolari riferiti a persone viventi senza una valida base giuridica, come previsto dalle Condizioni d'uso.
4.4 Fonti d'archivio
Parte dei dati proviene da archivi pubblici liberamente consultabili: registri di stato civile, registri parrocchiali, pubblicazioni e stampa storica.
I documenti d'archivio non vengono modificati: la loro integrità è condizione della loro utilità storica. Le richieste di rettifica del contenuto di un documento originale vanno rivolte all'ente che lo conserva. Possiamo invece intervenire sulle schede e sugli indici che ne derivano all'interno del servizio.
5. Chi può vedere i tuoi dati
| Chi | Che cosa vede |
|---|
| Tu | L'intero contenuto del tuo archivio |
| Altri utenti | Solo ciò che decidi di condividere, e comunque mai i dati delle persone protette dalle regole del paragrafo 4.2 |
| Amministratore del servizio | Per necessità di gestione e assistenza tecnica, l'amministratore può accedere a tutti gli archivi, comprese le informazioni sulle persone viventi. L'accesso è limitato a quanto necessario per il funzionamento del servizio |
| Fornitori tecnici | IONOS SE, che ospita i dati per nostro conto in qualità di responsabile del trattamento su infrastruttura VPS in Germania |
| Autorità | Su richiesta legittima dell'autorità giudiziaria o amministrativa |
I dati non sono ceduti a terzi per finalità commerciali, non sono usati per profilazione pubblicitaria e non sono indicizzati dai motori di ricerca.
5.1 Immagini e documenti caricati
Le immagini che carichi sono conservate in una cartella con nomi di file generati in modo casuale e non indovinabili. Chi disponga dell'indirizzo diretto di una di queste immagini può però visualizzarla senza necessità di accesso. Ti invitiamo quindi a non caricare documenti riservati e a non diffondere quegli indirizzi.
6. Dove sono conservati i dati
I dati sono ospitati presso IONOS SE, in un data center situato in Germania (Unione europea). Non si effettuano trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
7. Cookie e strumenti di analisi
Il servizio utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari a mantenere la sessione di accesso e a ricordare le preferenze. Per questi cookie non è richiesto il consenso.
Non sono utilizzati strumenti di analisi statistica, di profilazione o di pubblicità.
[Da aggiornare se in futuro verranno introdotti strumenti di analisi o servizi di pagamento: in tal caso sarà necessario un banner per la raccolta del consenso e l'integrazione di questa informativa.]
8. I tuoi diritti e come esercitarli
Puoi in ogni momento chiedere di accedere ai tuoi dati, di rettificarli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse e di ricevere i dati in formato portabile.
Scrivi a privacy@searchmyfamily.com indicando con precisione a quali informazioni ti riferisci. Rispondiamo entro un mese.
8.1 Se sei una persona documentata in un archivio altrui
Se scopri che informazioni che ti riguardano compaiono nell'archivio di un altro utente, puoi scrivere allo stesso indirizzo. Va però chiarito un limite tecnico:
- possiamo oscurare immediatamente le informazioni che ti riguardano, rendendole invisibili a chiunque non ne sia il proprietario;
- possiamo notificare la richiesta al proprietario dell'archivio;
- non possiamo modificare autonomamente il contenuto dell'archivio di un altro utente, salvo quando ciò sia necessario per adempiere a un obbligo di legge o quando la richiesta risulti manifestamente fondata.
Se la richiesta riguarda una persona defunta, chi la presenta deve indicare a quale titolo agisce (erede, familiare, altro interesse proprio).
8.2 Reclamo
Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.gpdp.it).
9. Che cosa succede al tuo archivio dopo di te
La ricerca genealogica dura spesso più di una vita. Puoi indicare a privacy@searchmyfamily.com che cosa desideri accada al tuo archivio dopo la tua morte: la conservazione, il trasferimento a un altro utente da te indicato, oppure la cancellazione.
In assenza di indicazioni, gli eredi possono richiedere l'accesso o la cancellazione dell'archivio ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, comprovando la propria qualità.
10. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata. Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli utenti registrati [via email / con avviso all'accesso] prima di diventare efficaci.